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188博金宝app院标准科研档案工作规范
作者:长垣县档案局办公室  更新时间:2015-7-27

 188博金宝app院标准科研档案工作规范
                       (一九八八年十二月一日实施) 
 
    为提高科学技术研究档案(以下简称科研档案)的质量和管理水平,充分发挥科研档案在社会主义现代化建设中的作用,并为考核科研档案工作提供依据,特制定本规范。

    本规范依据《中华人民共和国档案法》、1980年国务院批准的《科学技术档案工作条例》、1987年国家科委、国家档案局联合发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》以及1983年188博金宝app发布的《188博金宝app科学技术档案工作办法》等文献。

    1  主题内容与适用范围

    本规范规定了科研档案工作的基本要求,科研文件材料的管理、归档与科研档案的管理、开发利用的主要内容和方法,各级岗位责任制,以及常用工作用表、案卷装具规格式样。

    本规范适用于188博金宝app系统的科研档案工作。

    2  引用标准

    GB3792.5一85档案著录规则

    3  科研档案工作的基本要求

    3.1  凡在自然科学技术研究活动中直接形成的具有保存价值的文字、图样、声像等记录形式的科研文件材料,均属科研档案。

    3.2  种研档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

    3.3 科研档案工作必须纳入管理制度之中,与计划管理、课题管理和成果管理等工作紧密结合,实行科研工作和建档工作“四同步”管理:下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门(科技档案部门或综合档案部门,下同)出具课题归档情况证明材料同步。

    3.4 要努力实现科研档案工作从经验管理向科学管理的转变,井逐步采用先进的管理技术手段,大力开发档案信息资源,为经济建设、科技进步和社会发展服务。

    3.5 把科研档案工作列人本单位的发展计划,在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证。每年从本单位科研经费总额中拨出一定的数额作为科研档案工作经费。

    4  科研文件材料的管理与归档

    4.1 归档范围

    4.1.1 基础研究、应用研究和发展研究课题的应归档的主要科研文件材料按科研工作五个阶段(科研准备、研究实验、总结鉴定验收、成果申报和奖励、推广应用)    

    4.1.2 不同学科专业的科研工作有各自不同的特点,应在其研究实验阶段形成的原始性科技材料的归档范围中体现。凡对科学研究有长远查考价值或作为研究结果依据的原始性科技材料均须归档。

    4.1.3 取得负结果或因故中断的研究课题所形成的科研文件材料应予归档。

    4.1.4 几个单位协作完成的研究课题,由主持单位归档保存一整套档案,协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料,并将有关的复制件送交主持单位。如确系涉及协作单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中明确其科研文件材料的归属,但协作单位应将承担课题部分的有关档案号及档案目录提供主持单位。

    4.1.5 与国外合作的研究课题的归档范围参照第4.1.1条确定,并经协商在协议、合同中明确科研文件材料的归档办法。

    4.2 形成积累

    4.2.1 课题组长接收科研任务后,在制订研究课题工作计划时,向课题组成员布置形成积极科研文件材料的任务。由课题组长或另行指定专人担任兼职档棠案费。

    4.2.2 档案部门向课题组发放科研文件材料积累袋和与建档有关的科研报告、实验记录等统一用纸。

    4.2.3 课题组和科研管理部门按课题分别形成、积累和整理科研工作各阶段的有关科研文件材料(管理文件或科技材料)。

    4.2.4 档案部门应参加主要科研管理活动,深入课题组了解课题进展情况,督促、指导科技人员做好科研文件材科的积累工作。

    4.2.5 归档的科研文件材料,必须字迹工整,格式统一,图样清晰,签字手续完备。

    4.2.6 科研文件材料一般归档一份(论文、报告等应保存原稿),重要和经常使用的应酌加副本。

    4.3 整理组卷

    4.3.1 课题结束(含最终完成、阶段完成、中断或中止)后,课题组长组织本课题形成的应归档科研文件材料的整理组卷工作。科研管理部门将积累的有关课题的文件材料初步整理后交档案部门,与课题组的科研文件材科汇总整理成卷。

    4.3.2 根据科研文件材料的形成规律、保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,以及科研文件材料的内容、价值、数量、密级和载体形式等实际情况,将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理,组成一个或若干个案卷。

    a.研究课题的科研文件材科较多,可以组成多卷(即一题多卷)。将最能反映课题概况的科研文件材料,如开题文件、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料、科研投资与经费核算材料等,整理组成综合卷,排放在研究课题全部案卷之首。其余科研文件材料按科研阶段或重要程度依次系统组卷。

    b.研究课题科研文件材料较少,可组成一卷(即一题一卷),直接按科研工作阶段或重要程度顺序整理组卷。

    4.3.3 案卷内密不可分的科研文件材料按以下要求排列:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。

    4.3.4 拆除案卷内的金属物,对破损的科研文件材科进行修补。

    4.3.5 案卷内科研文件材料采用卷夹或卷盒两种方式保管,可以整卷用卷夹装订(即装订卷),也可以每件科研文件材料用线装订,整卷科研文件材料用卷盒保管(即不装订卷)。

    将幅面大于卷夹或卷盒的科研文件材料进行折叠。不宜用卷夹或卷盒保管的科研文件材料另行系统、安全保存。

    4.3.6 装订卷的全部科研文件材料顺序编写页号。无论单面或双面书写、印制的科研文件材料,每面均作为一页。每卷页号均从k开始,页号位置在非装订线一阅的上角。

    不装订卷的全部科研文件材料,以件为单元,在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的图签,顺利编写件号。

    4.3.7 填写卷内目录(见表A1)和备考表(见表A2)。

    4.3.8 课题组长进行归档前的鉴定工作,提出每个案卷的保管期限和密级的具体意见,经研究室主任或科研管理部门同意后确定。鉴定方法见第5.5.1条。

    4.3.9 草拟案卷封面各栏目(草拟用纸见表A3),经档案部门审查后,用毛笔或钢笔工整填写案卷封面(见表A4)。

    4.3.10  课题组长填写科研档案归档说明书(见表A5),连同案卷送研究室主任审查,重要的需再送单位主管领导人审查。

    科研档案归档说明书放于每个研究课题每一卷的卷内目录之前。

    4.4  归档验收

    4.4.1 研究课题在鉴定验收前,档案部门对准备归档的科研文件材科进行预验收,出具证明材料(见表A6)。否则,不能组织鉴定验收。

    4.4.2 研究课题在鉴定验收后,申报成果前必须完成组卷、归档任务。暂不申报成果或中断、停止的研究课题,在课题结束或中断、停止后两个月内进行组卷与归档。归档时,档案部门应进行审查验收,并在科研档案归档说明书上签署意见。

    科研文件材料没有归档,或购档不符合要求的研究课题,不给档号,不能申报成果。

    4.4.3 课题组填写科研档案移交清单(见表A7)一式两份,连同案卷经档案部门清点无误后,交接双方在移交清单上签字,并各执一份存查。

    5  科研档案的管理

    5.1 分类编号

    5.1.1 按国家和188博金宝app的档案分类表进行分类标引,给出国家和院分类号。

    5.1.2 为每个案卷编制档号。档号由本单位分类号和案卷顺序号组成。本单位分类号依据本单位档案分类表编写,按卷顺序号为本分类中的课题序号加案卷卷号。

    5.2 编目

    5.2.1 档案部门对接收的案卷贴上注有档号的标签(图略),标签下沿的位置距离案卷脊背底边40mm处。

    5.2.2 登录科研档案总目录(见表A8)。按档案归档时间先后顺序,以案卷为对象填写。

    5.2.3 按照GB3972.5和188博金宝app的《科技档案信息系统著录实施细则》编制课题、案卷级或文件级科研档案著录卡(见表A9a~表A9c),作为手工检索卡和计算机采集卡使用。

    为方便查调档案创造条件,编制各种分类目录、专题目录。

    5.3  有条件的单位将编制的科研档案著录卡的数据存贮到计算机的数据库中,并在188博金宝app的档案信息系统建立后,按要求与之联网。

    5.4  保管

    5.4.1 入库

    a.案卷入库时应全面检查帐、物、卡是否相符,编目是否规范。

    b.将案卷按档号在档案柜内依次自上而下、从左到石进行排放。绝密案卷专柜排放。

    5.4.2 每年定期检查库房“八防”(防火、防潮、防高温、防光、防尖、防虫、防鼠、盗)情况,定时记录库房温度、湿度,保持库房整洁。

    5.4.3 每二至三年对库存档案进行一次全面核对检查,写出书面总结,发现问题及时处理。

    5.4.4 及时修复破损、变质的档案材料。

    5.5 鉴定

    5.5.1 根据科研档案的历史、现实和科学价值以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用,进行档案价值的鉴定。

    鉴定包括对研究课题档案进行整体鉴定和确定每个案卷的保管期限。

    5.5.1.1 对研究课题档案进行整体鉴定。以整套研究课题档案为单元,按照课题的任务来源与意义、科技水平、经济、社会效益和历史价值,划分为重大、重要或一般三级。

    a.属于重大级研究课题档案主要是:

    国家和188博金宝app下达的研究项目以及重要的国际合作项目的档案;

    获得国家级各类成果奖或院、部、省(直辖市、自治区)级二等科技成果以上奖(含二等奖)的档案;对自然现象(如天文、地震等)的系统观测和资源、环境等调查、考察中积累的重要基础档案资料。

    b.属于重要级研究课题档案主要有:

    国家各部门和省(直辖市、自治区)下达的研究项目以及一般国际合作项目的档案;

    获得院、部、省(直辖市、自治区)级三等以下科技成果奖(含三等)的档案;

    属国家级、院级重大研究项目,因故中断研究,但在较长时期内具有较高查考应用价值的档案。

    C.属于一般级研究课题档案主要是除上述二级以外的一般性研究项目或未取得成果的科研档案。

    5.5.1.2 确定具体案卷的保管期限。以每个案卷为单元,根据附录C(参考件),结合不同学科专业、不同类型科研工作的特点,确定其保管期限。

    5.5.1.3 科研档案的保管期限分为按种:永久、长期(16~50年)、短期(15年以下)。

    5.5.2 鉴定工作分为归档前鉴定和归档后鉴定二个阶段。

    5.5.2.1 归档前鉴定见第4.3.8条。

    5.5.2.2 归档后鉴定

    a.库存档案,每10~15年鉴定一次,必要时可以提前。对保管期限需要升级或降级的案卷,重新加以调整,对已满足保管期限确无继续保存价值的案卷,予以剔除。

    b.组成鉴定小组,负责鉴定工作。鉴定小组由单位主管科研工作的领导、科研管理人员、科研人员和档案人员组成。

    c.鉴定的方法采用直接鉴定法,即直接审阅每个案卷的内容,不应只看档案目录或案卷封面栏目,就对案卷的存、毁作出判断。鉴定的案卷,应填写科研档案鉴定表(见表A10)。

    鉴定工作一般采取由鉴定小组成员分工进行,个人初鉴与小组集体审查相结合的办法。

    d.鉴定工作结束,鉴定小组写出鉴定工作报告,内容主要包括刊、组成员名单、工作概况、鉴定范围、做法及案卷保管期限调整情况、销毁档案数量等,同时编制科研档案销毁册(见表A11a~表A11b)各一式二份,一份报请单位主管领导审查批准存档,一份送上级主管部门备案。

    鉴定工作报告和档案销毁清册,档案部门应长期存档备查。

    5.5.3  档案销毁

    5.5.3.1  档案销毁工作由档案部门负责1档案销毁工作由档案部门负责执行,并报告本单位保密和保卫部门。销毁时,应指派两人监销,监销人应在档案销毁清册上签字。

    5.5.3.2  档案部门在档案销毁后及时调整档案柜架,并在相应的检索工具中注明。

    5.5.3.3  库存档案未经鉴定和履行批准手续,严禁销毁。

    5.6统计

    5.6.1  按年进行科研档案的数量、质量、鉴定情况、利用交流情况、档案干部、库房状况等的统计,并将统计结果汇总报送上级主管部门和地方档案管理机关。

    5.6.2  根据统计数字进行统计分析,写出统计工作报告,评价各项工作效能,找出存在问题,提出改进措施,建议,报送单位领导。

    5.7  档案补充与修改

    5.7.1  科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料,经整理向档案部门补充归档,并根据获得成果奖情况,及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。

    5.7.2 对已归档的科研文件材料需要修改时,必须填写修改申请单,经研究室主任或有关主管负责人批准同意。未经批准,严禁修改已归档的任何科研文件材料。

    5.7.3 档案部门对补充归档的科研文件材料应及时整理编目。归档材料不多的,可归入相关的案卷内,并填写卷内目录,归档材料较多的,可单独组卷、编目。

    6  科研档案的开发利用

    6.1 借阅

    6.1.1 设立阅览室,提供检索工具,为利用者查找、阅览档案创造条件。

    6.1.2 建立借阅制度,规定借阅档案的审批权限、期限、数量、手续等事项。

    外单位人员查调档案,需持介绍信,经批准后方可阅览,但不得借出。非经许可,不能任意抄录档案内容。如需复制有关档案材料,应经本单位有关领导批准后提供。

    6.1.3 档案借阅相归还时,由利用者和档案部门共同进行清点检查,并在档案借阅登记薄(见装A12)上登记。对借出档案,档案部门要定期催还。需续借者,应重新办理借阅手续。对无故逾期不还者,应停止其借阅。如发现档案损坏或丢失,应写书面报告,经有关领导人签署意见后,根据不同情况,严肃处理。

    6.1.4 对调出及离退休人员,在办理调离手续前,必须清还档案,没有档案部门签字,干部部门不得办理调离手续。

    长期出国人员在出国前,应及时向档案部门清退档案材料。

    6.1.5  对需要经长查阅又不涉及科技保密的档案材料可复制,经有关领导批准后,在单位内部实行开架阅览。

    6.2 咨询服务、报导交流

    6.2.1  指导利用者使用各种检索工具,回答利用者提出的问题。

    6.2.2 根据科研工作需要和条件可能,选择若干重点研究课题,主动介绍有关档案材料,进行定题跟踪服务。

    6.2.3  解与本单位有关的技术市场动态,积极为开拓技术市场提供服务。

    7.2.4  期编制科研档案目录或内密摘要,在单位内部提供利用,并有选择地进行办部交流。

    6.2.5 充分发挥科研档案中的法律凭证作用,为保护科技成果所有权及正确处理科研工作中的各种权益问题提供凭证。

    6.3 根据科研和管理工作的需要,积极创造条件,编辑各种形式的参考资料,如档案文摘、科技成果简报、论文汇集、专业数据汇编、专题资料等,为利用者服务。

    6.4 注意收集、登记利用科研档案后取得的经济、社会效益(见表A13),并将实例汇集成册,印发宜传。

    6.5 在科研档案的利用开发中,必须严格执行国家和188博金宝app的科技保密、专利等法规制度。

    6.6 各单位要结合本单位管理工作现代化的进程,创造条件,逐步应用计算机进行档案资料的检索、汇编等,提高开发利用档案的能力。

    7  级岗位责任制

    7.1 单位主管领导人的职责

    7.1.1 组织贯彻国家和188博金宝app的有关档案工作的方针政策和法规,把档案工作列入本单位的发展计划,在经费、库房、设施和人员配备等方面为发展档案工作保证工作条件。

    7.1.2 定期检查和研究解决档案工作中存在的实际问题。

    7.2 科研管理部门的职责

    7.2.1 组织编制科研档案工作的长远规划和年度计划。

    7.2.2 制订和健全有关的管理制度,确保科技档案工作全面纳入科研管理工作之中,并监督各部门执行。

    7.2.3 指导档案部门的工作,关心其工作条件的改善和档案干部素质的提高。

    7.2.4 按研究课题的形成积累管理文件,课题结束后整理送交档案部门。

    7.2.5 指导科研档案的鉴定和密级的确定等工作。

    7.3 档案部门的职责

    7.3.1 根据国家和188博金宝app有关档案工作的方针政策和法规,制定本单位科研档案工作各项管理制度。

    7.3.2 指导、监督、检查、协助科技人员做好科研文件材料的形成、积累和整理归档工作。检查、验收研究课题档案是否完整、准确、系统。

    7.3.3 负责科研档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计、利用等业务工作。

    7.3.4 积极组织开发科研档案信息资源,充分发挥其作用。

    7.3.5 遵守国家关于科技保密的规定,保证科技机密及档案的安全,维护本单位和科技人员的合法权益。

    7.4 研究室主任的职责

    7.4.1 把建立科研档案列为研究室的工作内容,提出要求,定期检查,做到各课题组形成和积累科研文件材料的工作与科研进展同步。

    7.4.2 研究课题结束后,审查科研文件材料是否完整、累统、准确,确定保管期限和密级,并签署意见。

    7.5 课题组长的职责

    7.5.1 主持研究课题科研文件材料的整理和归档工作。提出建档计划,明确课题组成员形成积累有关科研文件材料的任务,在课题结束后组织收齐并系统组卷,做到归档质量符合完整、累统、准确的要求。

    7.5.2 提出科研档案的案卷保管期限和密级,填写科研档案归档说明书,并组织填定卷肉目录、备考表及档案移交清单。

    7.5.3 办理向档案部门移交手续。

    7.6 科技人员的职责

    7.6.1 按规定做好平时科研文件材料的形成、积累工作。

    7.6.2 课题完成后,整理出由本人承担任务部分的科研文件材料,做到质量符合要求。

    7.7 科技开发部门的职责

    对主持的研究和开发课题,按规定在有关岗位责任制中明确形成和积累科研文件材料的任务,组织好整理和向档案部门归档工作。

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